Aus Österreich
Mitarbeiter stempeln in der App ein und aus. Pausen stehen mit Uhrzeit drin. Am Monatsende geht eine Datei an die Lohnverrechnung – nicht ein Stapel Zettel, den niemand mehr lesen kann.
Kommt Ihnen bekannt vor?
Nicht weil niemand will. Sondern weil die Zeit erst rekonstruiert wird, wenn die Lohnverrechnung schon wartet.
Montag bis Donnerstag hat jemand gearbeitet. Freitag tippt er aus dem Gedächtnis Zeiten in eine Tabelle. Pausen sind Schätzwerte. Wer um 7:12 angefangen hat, steht als 7:00 da.
Überstunden, Mehrarbeit, eine vergessene Pause. Der Steuerberater bekommt eine Datei, in der drei Versionen derselben Woche stecken. Nachfragen kosten mehr als die Software.
Anrufen, WhatsApp, „bist du schon da?“. Wenn jemand vergisst auszustempeln, merkt es erst, wer abends die Liste zusammenklaubt.
Ablauf
Kein HR-Projekt. Drei Schritte, die sich jeden Tag wiederholen.
Die meisten Betriebe, die uns schreiben, haben schon etwas: Excel, eine Stempeluhr im Gang, Stundenzettel in der Jankerltasche. Was fehlt, ist der Ablauf dazwischen. Jemand stempelt, wenn die Arbeit wirklich beginnt. Das Büro sieht denselben Tag, nicht erst am 30. Die Lohnverrechnung bekommt Zahlen, die jemand angeschaut hat.
App
In der App auf iOS oder Android. Halten zum Start, Pause dazwischen, Slider zum Beenden. Kein Chip, den jemand zu Hause lässt. Geht auch, wenn das Netz gerade weg ist – die Zeit liegt dann am Handy, bis sie rausgeht.
Büro
Die Übersicht zeigt denselben Stand wie die App. Offene Ausstempelungen und Korrekturen liegen nicht in einem Chat. Vor dem Export prüft jemand, der den Betrieb kennt – nicht der Steuerberater drei Wochen später.
Lohn
Excel oder CSV: Normalzeit, Mehrarbeit, Überstunden, Pausen. Wir rechnen keinen Nettolohn und ersetzen BMD oder den Steuerberater nicht. Wir liefern die Stunden, die in die Verrechnung gehören.
Im Betrieb
Kommen und Gehen wie früher – nur dass die Zeiten nicht auf einer Karte landen, die jemand abtippt.
Mobil
Büro, Baustelle, Tour, Homeoffice: dieselbe App. Wer keinen Firmenlaptop hat, stempelt trotzdem. Optional kann der Standort beim Ein- und Ausstempeln mitgeschrieben werden. Muss nicht. Manche Betriebe wollen das, manche nicht.
Prüfung
Zu spät gestempelt, Pause vergessen: ändern, kurz schreiben warum, Büro gibt frei. Die Originalzeit bleibt nachvollziehbar. WhatsApp an die Chefin um 22 Uhr ist kein Verfahren.
Konto
Was über die vertragliche Normalarbeitszeit hinausgeht, landet im Überstundenkonto in Stunden. Zeitausgleich belastet dasselbe Konto. Getrennt vom Urlaub. Sichtbar für Mitarbeiter und Leitung, sobald die Woche abgeschlossen ist.
Zeiterfassung App
Start, Pause, Ende. Probiert die Vorschau durch, das ist dieselbe Logik wie in der App. Bewusst bedient, nicht aus Versehen mit dem Oberschenkel.
Die Zeit läuft erst, wenn der Button gedrückt gehalten wird. Ein Streifen über den Screen im Stiegenhaus zählt nicht.
Pause starten und beenden. Dauer steht später in der Aufzeichnung – nicht als Pauschale „eine halbe Stunde, schätz ich“.
Bewusst nach rechts ziehen. Dann ist der Tag zu. Wer das vergisst, sieht das Büro in der Übersicht, nicht erst am Monatsletzten.
Schicht: Unterhaltsreinigung Büro A
Korrektur
Vergessen auszustempeln passiert. Dann ändert der Mitarbeiter Start, Ende oder Pause und schreibt einen Satz dazu. Das Büro sieht den Vorschlag, bevor die Zahl in den Export wandert.
Eintrag öffnen, Felder anpassen, abschicken. Kein Zettel an die Pinnwand, kein „ändere du das in Excel“.
Jede Korrektur braucht eine Begründung. Wenn später jemand fragt, steht sie noch da.
Offene Vorschläge liegen in der Übersicht. Erst nach Freigabe gelten sie überall – nicht schon in der Datei fürs Lohnbüro.
Unterhaltsreinigung · Campus Nord
VorschlagDi, 20.05. · abgeschlossen
Kundentermin hat sich gezogen – bin erst um 17:15 weggefahren.
Änderung wird als Vorschlag gespeichert – Freigabe durch Admin erforderlich.
1 Korrektur zur Prüfung
Maria K. hat eine Zeit bearbeitet – Vorschlag wartet auf Freigabe.
Thomas H.
Büro Favoriten
Maria K.
Campus Nord
Elena S.
Schule Meidling
AZG
Nach § 11 AZG gehört nach sechs Stunden eine Ruhepause. Wir erfassen sie, wenn jemand sie stempelt. Fehlt sie, kann das System eine Pause setzen – konfigurierbar, nicht als juristischer Automat.
Beispiel: nach sechs Stunden Arbeitszeit 30 Minuten, wenn niemand pausiert hat. Ob das zu eurem Modell passt, stellt ihr ein.
In der Auswertung seht ihr, was gestempelt wurde und was das System ergänzt hat. Fürs Gespräch mit Mitarbeiter oder Inspektorat hilfreich.
Das ist der Kern der Aufzeichnung. Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten prüft ihr im Betrieb; wir liefern die Uhrzeiten, aus denen das ablesbar ist.
Tagesverlauf · Maria K.
Automatische Pause nach 6 Stunden
System setzt 30 Min Pause, wenn keine erfasst wurde – dokumentiert und sichtbar in der Auswertung.
Überstundenkonto
Was über die vertragliche Normalarbeitszeit hinausgeht, wird gebucht. Typisch 8 Stunden am Tag bzw. 40 in der Woche – einstellbar. Kein Excel-Saldo, den eine Person pflegt und eine andere nicht glaubt.
Die laufende Woche bleibt ausstehend. Früher Feierabend erzeugt keine automatischen Minusstunden. Korrekturen mit Begründung sind möglich.
Genehmigter Zeitausgleich belastet das Konto. Bei Stunden über 10 am Tag oder 50 in der Woche wählen Mitarbeiter oder Admin Geld oder Zeit – AZG § 10 Abs. 4, spätestens zum Ende des Abrechnungszeitraums.
Zuschläge, SV, Lohnsteuer rechnet die Lohnverrechnung. Dafür gibt es den Export – und öffentlich den Überstunden-Rechner, wenn jemand eine einzelne Stunde schätzen will.
Maria K.
Überstundenkonto · Vertrag 40 h / Woche
Verfügbar
12,50 h
abgeschlossene Wochen
Ausstehend
3,25 h
laufende Kalenderwoche
Getrennt vom Urlaubskonto. Saldo nach abgeschlossener Kalenderwoche.
Export
Zeitraum wählen, Datei ziehen. CSV, Excel oder PDF. Filter nach Mitarbeiter oder Team. Kein Abtippen aus Chatverläufen am 28. des Monats.
Was das Lohnbüro lesen kann. Kein DATEV-Zwang – die meisten österreichischen Steuerberater nehmen die Tabelle und machen weiter.
Normalzeit, Mehrarbeit, Überstunden, Pausen, Abwesenheiten soweit erfasst. Netto, SV und Lohnsteuer bleiben beim Steuerberater.
Ein Monat, eine Woche, ein Mensch. Nicht die ganze Firma, wenn ihr nur eine Korrektur nachreichen müsst.
Österreich
Im Amtsdeutsch heißt das nicht Zeiterfassung. Es heißt Arbeitszeitaufzeichnung. Nach § 26 AZG hat der Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit festzuhalten. Ruhepausen gehören dazu. Das gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Das Arbeitsinspektorat kann die Aufzeichnungen verlangen.
Die Form ist frei: Stundenzettel, Excel, App. Entscheidend ist, dass man daraus Tagesarbeitszeit, Wochenarbeitszeit und Ruhezeiten ablesen kann – und dass die Aufzeichnung vorzeigbar ist. Ein Dienstplan allein tut das nicht. Der Verwaltungsgerichtshof hat entschieden: der Plan ist die Einteilung, nicht der Nachweis der tatsächlich geleisteten Zeit.
SmartSchicht speichert Kommen, Gehen und Pausen mit Uhrzeit. Das ist die Grundlage. Gleitzeit, All-in, Durchrechnung, euer Kollektivvertrag: das prüft Steuerberater, WKO oder wer euren Betrieb rechtlich betreut. Wir ersetzen das nicht und tun nicht so.
Dieselbe Software
Zeiterfassung ohne Plan wird schnell eine zweite Wahrheit. Bei uns liegen Schichten, Stempelzeiten und Urlaub in einem System.
Wer im Dienstplan steht, stempelt gegen dieselbe Person. Krankenstand und Urlaub liegen nicht in einer zweiten Excel-Datei neben der Zeiterfassung.
Fragen
Kein Rechtsrat. Wenn es um euren KV oder einen konkreten Fall geht, WKO, Steuerberater oder Arbeitsrecht.
Ja. Nach § 26 AZG führt der Arbeitgeber Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden – Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, dazu die Ruhepausen. Das gilt auch für kleine Betriebe. Leitende Angestellte sind ausgenommen. Die genaue Form (App, Excel, Stundenzettel) schreibt das Gesetz nicht vor.
Ausprobieren
Betrieb anlegen, Leute einladen, in der App einsteigen. Keine Kreditkarte. Wenn es nicht passt, ist nach dem Test Schluss – ohne Theater.
App für iOS und Android · Aufzeichnung von Beginn, Ende, Pause · Export für die Lohnverrechnung · Monatlich kündbar nach der Testphase
