Stundensatz richtig kalkulieren – in 5 Schritten

Zu viele Reinigungsfirmen kalkulieren ihren Stundensatz nach Bauchgefühl – oder orientieren sich an der Konkurrenz. Das Ergebnis: Aufträge, die auf dem Papier rentabel wirken, aber unterm Strich keinen Gewinn lassen. Wer seinen Stundensatz nicht kennt, arbeitet blind. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie den richtigen Stundensatz für Ihre Reinigungsfirma Schritt für Schritt berechnen.

Stundensatz direkt durchrechnen

Bevor Sie sich durch die Theorie arbeiten – tragen Sie Ihre eigenen Werte ein und sehen Sie sofort, wo Ihr Selbstkosten- und Angebotspreis liegen müsste. Die Methodik dahinter erklären wir gleich danach.

Stundensatz-Rechner

Werte anpassen – Ergebnis aktualisiert sich live.

Personalkosten

Bruttolohn pro Monat1.800 €

KV-Mindestlohn der relevanten Lohngruppe als Basis nehmen (siehe Blog: Mindestlohn Reinigungskraft 2026).

Lohnnebenkosten31 %

Sozialversicherung & Dienstgeberbeiträge – in Österreich ca. 30–32 %.

Materialkosten / Jahr1.200 €

Fahrtkosten / Jahr1.500 €

Aufschläge & Gemeinkosten

Gemeinkosten pro Stunde3 €/h

Anteilig pro produktiver Stunde (Büro, Software, Buchhaltung, Versicherungen).

Gewinnaufschlag15 %

Risikopuffer7 %

Selbstkosten / Stunde

24,62 €

Netto-Stundensatz

30,04 €

Brutto inkl. 20 % USt

36,05 €

Annahmen & Berechnungsbasis

• 1600 produktive Stunden / Jahr (nach Urlaub, Feiertagen, Krankenstand).
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld als zusätzliche Monatslöhne berücksichtigt.
• Brutto-Stundensatz inkl. 20 % USt (Österreich).

Vollkosten / Jahr: 34.596,00 €

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Warum der Stundensatz für Reinigungsfirmen so wichtig ist

Ihr Stundensatz ist die Basis für jedes Angebot, das Sie abgeben. Liegt er zu niedrig, verlieren Sie Geld – auch wenn Ihr Auftragskalender voll ist. Liegt er zu hoch, verlieren Sie Aufträge. Der Unterschied zwischen profitablen Reinigungsfirmen und solchen, die trotz Vollauslastung stagnieren, liegt fast immer in der Kalkulation.

Erschwerend kommt hinzu: In der Gebäudereinigung sind die Gemeinkosten oft unterschätzt. Fahrtzeiten, Materialverbrauch, Ausfallzeiten durch Krankenstand und der Verwaltungsaufwand schlagen stärker zu Buche als viele Betriebe erwarten.

Was muss der Stundensatz abdecken?

Bevor Sie rechnen, müssen Sie verstehen, was im Stundensatz enthalten sein muss:

• Direktlohnkosten: Der Bruttolohn Ihrer Mitarbeiter laut Kollektivvertrag für Gebäudereiniger bzw. den aktuellen KV-Mindeststundenlöhnen 2026 plus Lohnnebenkosten (Sozialversicherung, Dienstgeberbeiträge – in Österreich ca. 30–32 % des Bruttolohns)
• Materialkosten: Reinigungsmittel, Verbrauchsmaterial, Schutzausrüstung
• Fahrtkosten: Kilometergeld, Fahrzeugkosten oder öffentliche Verkehrsmittel
• Geräte und Maschinen: Abschreibungen auf Reinigungsmaschinen, Wartung, Reparaturen
• Gemeinkosten: Büro, Telefon, Software, Buchhaltung, Versicherungen, Verwaltung
• Unproduktive Zeiten: Krankenstand, Urlaub, Feiertage, interne Besprechungen
• Unternehmergewinn: Ihr Risikoaufschlag und Reingewinn

Schritt-für-Schritt: Stundensatz Reinigungsfirma berechnen

Schritt 1: Jahresarbeitsstunden pro Mitarbeiter ermitteln

Nicht jede bezahlte Stunde ist eine produktive Stunde. Rechnen Sie realistisch:

1. 52 Wochen × Wochenstunden (z. B. 40 h) = 2.080 Stunden brutto
2. Minus Urlaub (5 Wochen = 200 h)
3. Minus Feiertage (ca. 13 Tage = 104 h)
4. Minus durchschnittlicher Krankenstand (in der Reinigungsbranche ca. 12–18 Tage/Jahr = ca. 100 h) – wer den Krankenstand strukturell senken will, findet Ansätze im Beitrag zur Mitarbeiterfluktuation in der Reinigung
5. Minus interne Zeiten, Anfahrten, Briefings (ca. 5 % = ~80 h)

Ergebnis: ca. 1.600 produktive Arbeitsstunden pro Jahr und Mitarbeiter.

Das ist die Zahl, die Sie für die Kalkulation verwenden.

Schritt 2: Vollkosten pro Mitarbeiter pro Jahr berechnen

Nehmen wir ein Beispiel: Ein Reinigungskraft mit einem Bruttolohn von 1.800 € / Monat.

Schritt 3: Kostendeckenden Stundensatz berechnen

Formel: Kostendeckender Stundensatz = Vollkosten / produktive Jahresstunden

35.396 € ÷ 1.600 h = 22,12 €/Stunde (Selbstkostenpreis)

Das ist der Betrag, ab dem Sie keine Verluste schreiben. Gewinn ist darin noch nicht enthalten.

Schritt 4: Gewinnaufschlag und Risikopuffer hinzufügen

Auf den Selbstkostenpreis kommt Ihr Aufschlag:

• Gewinnaufschlag: 10–20 % sind in der Reinigungsbranche realistisch
• Risikopuffer: 5–10 % für unvorhergesehene Kosten, Ausfälle, Materialspitzen

Bei 15 % Gewinn und 7 % Risikopuffer: 22,12 € × 1,22 = 26,99 €/Stunde (Netto-Angebotspreis)

Mit 20 % USt ergibt sich ein Brutto-Stundensatz von ca. 32,39 €.

Schritt 5: Gemeinkosten anteilig einrechnen

Oft vergessen: Die Gemeinkosten Ihres Betriebs müssen auf alle produktiven Stunden umgelegt werden. Wenn Ihr Betrieb jährlich 15.000 € Gemeinkosten hat (Büro, Software, Buchhaltung, Versicherungen) und Sie insgesamt 5.000 produktive Stunden im Jahr leisten:

15.000 € ÷ 5.000 h = 3,00 €/Stunde Gemeinkostenzuschlag

Dieser Betrag muss in den Stundensatz eingeflossen sein – viele Betriebe vergessen ihn komplett.

Was sind realistische Stundensätze in der Gebäudereinigung?

Wie hoch sollte der Stundensatz einer Reinigungsfirma sein?

Der marktübliche Netto-Stundensatz für die Unterhaltsreinigung liegt in Österreich derzeit zwischen 25 und 38 €/Stunde (netto). Für Sonderreinigungen (Baureinigung, Grundreinigung, Industrie) sind 35 bis 55 € netto üblich. Alles darunter ist ein Warnsignal für die Kalkulation.

Zur Orientierung:

Beachten Sie: Diese Werte sind Marktwerte, keine Garantie für Rentabilität. Ihre individuelle Kalkulation hat immer Vorrang. Wie sich Fassadenaufträge in €/m² statt Stundensatz übersetzen und welche Zuschläge (Seilzug, Gerüst, Biocide) den Endpreis treiben, zeigt unser Beitrag zu den Fassadenreinigung Kosten in Österreich.

Häufige Kalkulationsfehler in Reinigungsfirmen

Was sind die größten Fehler bei der Stundensatzkalkulation?

Die häufigsten Fehler beim Kalkulieren des Stundensatzes in Reinigungsfirmen sind:

1. Personalkosten zu niedrig ansetzen: Lohnnebenkosten werden vergessen oder unterschätzt.
2. Unproduktive Zeiten ignorieren: Krankenstände, Urlaub und Fahrtzeiten werden nicht eingerechnet.
3. Materialkosten pauschal schätzen: Besonders bei Intensivreinigungen steigt der Materialverbrauch stark.
4. Keine eigenen Gemeinkosten einkalkulieren: Büro, Software, Buchhaltung, eigene Arbeitszeit als Inhaber.
5. Kein Gewinnaufschlag: Viele Betriebe kalkulieren nur bis zur Kostendeckung.
6. Marktpreise übernehmen ohne eigene Rechnung: Was der Mitbewerber verrechnet, passt nicht automatisch zu Ihrer Kostenstruktur.

Stundenpreise für Angebote richtig kommunizieren

Ein häufiges Problem: Der Stundensatz ist korrekt kalkuliert, aber beim Angebot wird er zu niedrig kommuniziert, weil man Angst vor der Reaktion des Kunden hat.

Einige Tipps für die Angebotskommunikation:

• Zeigen Sie den Wert, nicht nur den Preis. Was bekommt der Kunde für den Stundensatz? Verlässlichkeit, Qualität, Dokumentation.
• Vergleichen Sie nicht mit dem billigsten Mitbewerber. Kunden, die nur auf den Preis schauen, sind oft keine guten Langzeitkunden.
• Bieten Sie verschiedene Leistungspakete an. So können preissensible Kunden wählen, ohne dass Sie Ihre Marge verlieren.
• Berechnen Sie Angebote objektbezogen: Wie viele Revierstunden braucht dieses Objekt wirklich? Zu oft werden Objekte zu schnell eingeschätzt.

Stundensatz regelmäßig überprüfen

Kalkulieren Sie Ihren Stundensatz nicht einmal und vergessen ihn dann. Die Kostenstruktur ändert sich:

• Lohnerhöhungen durch den Kollektivvertrag (jährlich)
• Steigende Treibstoffkosten und Materialpreise
• Neue Mitarbeiter mit anderen Lohngruppen
• Wachstum des Betriebs mit neuen Gemeinkosten

Empfehlung: Überprüfen Sie Ihren kalkulierten Stundensatz mindestens einmal im Jahr – idealerweise nach jeder Kollektivvertragserhöhung.

Fazit: Kalkulation als Grundlage für profitable Aufträge

Ein fundiert kalkulierter Stundensatz ist das Fundament eines gesunden Reinigungsbetriebs. Wer seine Kosten kennt, kann selbstbewusst Angebote stellen – ohne Unterpreise, die langfristig die Substanz des Unternehmens gefährden. Die Formel ist simpel: Vollkosten durch produktive Stunden, plus Gewinnaufschlag und Risikopuffer.

Wer zusätzlich seine geleisteten Stunden präzise erfasst und Abweichungen zwischen Kalkulation und tatsächlichem Aufwand analysiert, kann seine Preise kontinuierlich schärfen. Digitale Zeiterfassung gemäß AZG ist dabei kein Luxus, sondern das wichtigste Controlling-Instrument für Reinigungsbetriebe – besonders, wenn Sie eine Reinigungsfirma in Österreich gründen und Ihre Kostenstruktur von Anfang an im Griff haben wollen.