Dienstplan erstellen – in 5 Schritten zum funktionierenden Plan

Wer eine Reinigungsfirma führt, kennt das Problem: Jeden Tag müssen die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Objekt sein. Ein guter Dienstplan ist dafür die Grundlage – aber wie erstellt man ihn effizient, ohne stundenlang in Excel zu sitzen?

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen in fünf Schritten, wie Sie einen Dienstplan für Ihre Reinigungsfirma erstellen, der funktioniert.

Warum ein strukturierter Dienstplan entscheidend ist

Reinigungsfirmen arbeiten anders als klassische Bürobetriebe. Die Herausforderungen sind spezifisch:

• Mehrere Objekte gleichzeitig: Bürogebäude, Arztpraxen, Schulen, Einkaufszentren – jedes Objekt hat eigene Zeiten und Anforderungen.
• Wechselnde Teams: Nicht jeder Mitarbeiter kann jedes Objekt. Qualifikationen, Fahrtwege und Verfügbarkeiten müssen zusammenpassen.
• Kurzfristige Ausfälle: Krankmeldungen am Morgen erfordern schnelle Vertretungslösungen.
• Rechtliche Vorgaben: Das österreichische Arbeitszeitgesetz (AZG) schreibt Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenregelungen vor – siehe dazu unseren Beitrag zur Zeiterfassungspflicht in Österreich.

Ein strukturierter Dienstplan reduziert Chaos, spart Zeit und verhindert teure Fehler.

Schritt 1: Objekte und Anforderungen erfassen

Bevor Sie einen einzigen Dienst planen, brauchen Sie eine vollständige Übersicht Ihrer Reinigungsobjekte:

• Objektname und Adresse: Wo wird gereinigt?
• Reinigungsart: Unterhaltsreinigung, Büroreinigung, Glasreinigung, Sonderreinigung?
• Reinigungsturnus: Täglich, 3x pro Woche, wöchentlich, monatlich?
• Zeitfenster: Wann darf gereinigt werden? (Vor Bürobeginn, nach Geschäftsschluss, am Wochenende?)
• Personalbedarf: Wie viele Reinigungskräfte werden pro Einsatz benötigt?
• Besonderheiten: Schlüssel, Alarmanlagen, spezielle Reinigungsmittel, Zugangsregelungen? Wer welchen Schlüssel hat, sollte in einem Schlüsselübergabeprotokoll festgehalten sein – besonders relevant bei Vertretungen.

Legen Sie diese Informationen zentral ab – nicht auf Zetteln oder in verschiedenen Excel-Dateien. Wie eine professionelle Objektplanung in der Gebäudereinigung aufgebaut ist, beschreiben wir in einem eigenen Beitrag.

Schritt 2: Mitarbeiter und Verfügbarkeiten erfassen

Für jeden Mitarbeiter sollten Sie folgende Informationen haben:

• Arbeitsvertrag: Vollzeit, Teilzeit, geringfügig beschäftigt?
• Wochenarbeitszeit: Wie viele Stunden sind vereinbart?
• Verfügbare Tage und Zeiten: Wann kann der Mitarbeiter arbeiten?
• Qualifikationen: Welche Reinigungsarten kann er durchführen?
• Fahrtwege: Wie weit ist es zu welchem Objekt? Hat der Mitarbeiter ein Fahrzeug?
• Geplante Abwesenheiten: Urlaub, Arzttermine, Weiterbildungen?

Je genauer diese Daten sind, desto besser wird Ihr Dienstplan.

Schritt 3: Schichten den Objekten zuordnen

Jetzt geht es ans Planen. Für jedes Objekt erstellen Sie Schichten:

1. Objekt auswählen: Welches Objekt wird gereinigt?
2. Datum und Uhrzeit festlegen: Wann beginnt und endet der Einsatz?
3. Mitarbeiter zuweisen: Wer übernimmt diesen Einsatz?
4. Wiederkehrende Schichten anlegen: Regelmäßige Einsätze (z. B. Mo-Fr, 6:00-8:00 Uhr) als Serie erstellen – statt jede Woche manuell einzutragen.

Achten Sie dabei auf:

• Keine Doppelbelegung: Ein Mitarbeiter kann nicht gleichzeitig an zwei Orten sein.
• Fahrtzeiten einplanen: Wenn ein Mitarbeiter morgens Objekt A reinigt und mittags Objekt B, muss die Fahrzeit dazwischen passen.
• AZG einhalten: Tägliche Höchstarbeitszeit (10 Stunden), wöchentliche Höchstarbeitszeit (50 Stunden im Durchschnitt), Ruhezeiten (mindestens 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen). Welche Zuschläge dabei nach dem Kollektivvertrag der Gebäudereiniger anfallen, sollten Sie ebenfalls im Blick haben.

Schritt 4: Vertretungen und Puffer einplanen

Krankheit und kurzfristige Ausfälle gehören zum Alltag. Planen Sie deshalb:

• Springer: Mitarbeiter, die flexibel eingesetzt werden können und mehrere Objekte kennen.
• Vertretungslisten: Wer kann im Notfall welches Objekt übernehmen?
• Kontaktliste: Telefonnummern für schnelle Erreichbarkeit.

Wenn ein Mitarbeiter am Montagmorgen ausfällt, müssen Sie innerhalb von Minuten reagieren können – nicht erst Excel öffnen und Telefonate führen.

Schritt 5: Plan veröffentlichen und kommunizieren

Der beste Dienstplan nützt nichts, wenn Ihre Mitarbeiter ihn nicht sehen. Stellen Sie sicher, dass:

• Jeder Mitarbeiter seinen Plan kennt: Am besten digital, per App auf dem Smartphone.
• Änderungen sofort kommuniziert werden: Wenn sich etwas ändert, muss die Information in Echtzeit ankommen.
• Mitarbeiter ihren Plan jederzeit einsehen können: Nicht nur im Büro, sondern auch unterwegs.

Excel vs. Dienstplan-Software: Was eignet sich besser?

Viele Reinigungsfirmen starten mit Excel. Das funktioniert bei 5 Mitarbeitern und 3 Objekten noch halbwegs – aber spätestens ab 10 Mitarbeitern wird es unübersichtlich. Welche Excel-Probleme bei Dienstplänen typisch sind, haben wir gesondert zusammengefasst.

Fazit: Ein guter Dienstplan spart mehr, als er kostet

Die Dienstplanung ist eine der wichtigsten Aufgaben in einer Reinigungsfirma. Ein strukturierter Prozess – ob digital oder analog – spart Ihnen wöchentlich Stunden an Planungsaufwand und reduziert Fehler, Missverständnisse und Leerlauf.

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